Ostatnia aktualizacja: 18 września 2026
1. Kto odpowiada za Twoje dane
Administratorem danych osobowych jest Samopis spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Rzeszowie, ul. Stanisława Moniuszki 11, 35-015 Rzeszów, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001250812, NIP 8133955015, REGON 545118194 (dalej: „Samopis”, „my”). W sprawach dotyczących danych osobowych napisz na kontakt@samopis.pl.
2. Najważniejsze w skrócie
- Programy Samopis działają lokalnie, na komputerze kancelarii. Treść aktów notarialnych i dane klientów kancelarii nie trafiają na nasze serwery. Nie używamy sztucznej inteligencji.
- Na stronie zbieramy tylko to, co potrzebne do prowadzenia konta, obsługi licencji, odpowiedzi na wiadomości i wysyłki newslettera, jeśli się na niego zapiszesz.
- Nie sprzedajemy danych i nie wyświetlamy reklam. Strona nie używa cookies śledzących ani analitycznych.
3. Jakie dane zbieramy i po co
Konto użytkownika
Przy rejestracji podajesz adres e-mail i hasło. Możesz też podać nazwę i adres kancelarii notarialnej. Dane kancelarii są opcjonalne i służą do tego, aby program mógł wstawiać je do klauzuli wypisowej i formularzy.
Cel: prowadzenie konta, potwierdzenie adresu e-mail, obsługa licencji i udostępnianie instalatora. Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Hasło przechowujemy wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego, nie znamy jego treści.
Licencja i działanie programu
Zainstalowany program łączy się z naszym serwerem tylko po to, aby sprawdzić ważność licencji. Przesyła wtedy dane potrzebne do identyfikacji konta i licencji. Nie przesyła treści dokumentów, na których pracujesz, ani danych Twoich klientów.
Cel: weryfikacja uprawnień do korzystania z programu. Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Formularz kontaktowy
Podajesz imię i nazwisko, adres e-mail, temat i treść wiadomości. Cel: odpowiedź na wiadomość. Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes, jakim jest obsługa korespondencji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Prosimy, aby w wiadomościach nie przesyłać danych klientów kancelarii ani treści aktów notarialnych.
Newsletter
Podajesz adres e-mail, opcjonalnie imię, oraz zaznaczasz, jakie informacje Cię interesują. Zapis potwierdzasz linkiem wysłanym na podany adres. Cel: wysyłka informacji o premierach i nowościach w programach Samopis. Podstawa prawna: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgodę możesz cofnąć w każdej chwili, pisząc na kontakt@samopis.pl; nie wpływa to na zgodność z prawem wysyłki sprzed cofnięcia zgody.
Dane techniczne
Serwer zapisuje standardowe logi: adres IP, datę i godzinę żądania, adres wywołanej strony oraz informacje o przeglądarce. Cel: bezpieczeństwo, wykrywanie nadużyć i usuwanie błędów. Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
4. Dane klientów kancelarii
Programy Samopis przetwarzają treść aktów notarialnych, wypisów i danych stron czynności wyłącznie na komputerze, na którym są zainstalowane. Nie mamy do tych danych dostępu, nie przechowujemy ich i nie przetwarzamy w imieniu kancelarii. Administratorem danych klientów pozostaje kancelaria notarialna.
Jeśli program pobiera dane z publicznych rejestrów (księgi wieczyste, KRS, Geoportal), wysyła do nich wyłącznie zapytanie, na przykład numer księgi wieczystej lub numer KRS, bezpośrednio z komputera kancelarii. Formularze elektroniczne wypełniane przez klientów są szyfrowane na urządzeniu klienta i mogą zostać odczytane tylko w kancelarii.
5. Komu przekazujemy dane
Dane przetwarzają w naszym imieniu wyłącznie dostawcy niezbędnych usług technicznych:
- Hetzner Online GmbH (serwery w Unii Europejskiej): hosting strony, serwera API i bazy danych.
- MailerSend, dostawca usługi wysyłki wiadomości e-mail: potwierdzenia rejestracji, linki do resetu hasła, newsletter.
Z każdym dostawcą łączy nas umowa powierzenia przetwarzania danych. Nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Możemy udostępnić dane organom publicznym, jeśli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.
6. Jak długo przechowujemy dane
- Dane konta: przez czas posiadania konta, a po jego usunięciu przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.
- Wiadomości z formularza kontaktowego: do zakończenia sprawy, nie dłużej niż 2 lata od ostatniej wiadomości.
- Newsletter: do cofnięcia zgody. Niepotwierdzone zapisy usuwamy po 30 dniach.
- Logi serwera: do 12 miesięcy.
7. Twoje prawa
Masz prawo do:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych, w tym usunięcia konta,
- ograniczenia przetwarzania,
- przeniesienia danych, które przetwarzamy na podstawie umowy lub zgody,
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
- cofnięcia zgody w każdej chwili.
Aby skorzystać z tych praw, napisz na kontakt@samopis.pl. Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Podanie danych jest dobrowolne. Bez adresu e-mail i hasła nie założysz konta, a bez adresu e-mail nie odpowiemy na wiadomość. Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i nie profilujemy użytkowników.
8. Bezpieczeństwo
Połączenie ze stroną i serwerem jest szyfrowane (HTTPS). Hasła przechowujemy w postaci skrótu. Dostęp do serwera mają wyłącznie osoby, które go potrzebują do pracy nad programami. Programy działają lokalnie, więc najbardziej wrażliwe dane, czyli treść aktów notarialnych, nie opuszczają kancelarii.
9. Cookies
Strona nie używa cookies śledzących ani analitycznych. Szczegóły opisuje Polityka cookies.
10. Zmiany polityki
Gdy zmienimy sposób przetwarzania danych, zaktualizujemy tę politykę i zmienimy datę u góry strony. O istotnych zmianach poinformujemy użytkowników konta e-mailem.